Akten sind intelligent … durch RFID

Radiofrequenz-Identifikation, kurz: RFID, ist ein aktuelles Thema für eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten in der Registratur. Akten können damit per Funkübertragung kontaktlos indentifiziert sowie Informationen über die Akte, zum Beispiel Lagerraum oder bearbeitender Sachbearbeiter, gelesen und gespeichert werden.

Was ist RFID?

Unter RFID (Radio Frequency IDentification) versteht man eine automatische Identifikation durch Radiowellen. Dabei werden Daten über die Schnittstelle Luft zwischen einem Transponder, der sich auf dem zu identifizierenden Objekt befindet, und einem Empfänger übertragen. Die Energie erhält der Transponder dabei berührungslos von dem Lesegerät und ist selbst völlig passiv. Er sendet seine Daten nur auf Anforderung und kann auch durch spezielle Verschlüsselungen und Passwortfunktion vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden. Das Besondere an RFID Systemen ist die Wiederbeschreibbarkeit der Transponder sowie die Lesbarkeit der Daten auch ohne Sichtkontakt.

RFID identifiziert Dokumente und Akten eindeutig

• Akten und Dokumente erhalten RFID Transponder, die eine eindeutige ID und

  Speicher besitzen

• selbstklebende Etiketten oder integrieter Transponder

• Frequenz 868 MHz

• schnelles und berührungsloses Auslesen / beschreiben mittels Lese-/

  Schreibgerät

• spezielle Verschlüsselungen und Passwortfunktionen schützen vor unerlaubtem

  Zugriff

 

Das elektronische Gedächtnis

• Speicherung aller gewünschten Informationen zu der ID, zum Beispiel  „Geheimhaltungsstufe“, „zuständiger Sachbearbeiter“, und so weiter

• Daten direkt auf Transponder und/oder in zentraler Datenbank gepeichert

 

Wo ist die Akte? Die automatische Historie

Identifikation an Arbeitsplätzen und während der Transportwege führt zu einer Historie jeder einzelnen Akte auf Knopfdruck ist bekannt wann und wo welche Akte war.


Lokalisierung von Akten in Räumen und Gebäuden

• Lesegeräte an Arbeitsplätzen, Regalen, Türen und so weiter ermöglichen die

  genauen Bewegungen der Dokumente zu erfassen

• Erfassung jedes Transponders im Wirkungsbereich; Signal wird an nachgelagertes

  System gesendet

• Zuteilung von bestimmten Zonen zu Transponderdaten / Id's; sobald ein

  Dokument "seinen" Bereich verlässt wird ein Ergebnis erzeugt

• Möglich ist nicht nur die Anzeige des aktuellen Lageortes auf einem Raumplan,

  durch die Identifikation am Arbeitsplatz wird automatisch das elektronische

  Pendant am Bildschirm aufgerufen und so jeder Arbeitsvorgang, jedes digitale

  Diktat und Dokument einer bestimmten Akte zugeordnet. Das System schafft

  damit eine nahtlose Verbindung von Papierakten, Büchern und Waren zur

  elektronischen Welt.

 

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